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Técnicas de archivo de documentos electrónicos y físicos

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Presentación sobre tecnicas de archivo

Objetivo

Mejorar la organización de documentos en los archivos, a través del desarrollo de técnicas orientadas al ordenamiento y organización de la información que se requiere tanto física, como electrónicamente.

Archivo

Archivo: Reúne ordenadamente los documentos que circulan en una institución, asegura una perfecta conservación de los documentos; asegura la máxima rapidez para la localización de un documento.

Archivar: 

Procedimiento de clasificar, organizar y conservar registros de una institución, en forma sistemática, ya sea en físico o electrónicamente.

Clases de archivos

Archivos de gestión o administrativo, también denominados corrientes o de oficina, los maneja la secretaria en su oficina, poseen el 100% de la información. Para análisis de otros conceptos sobre los archivos, siempre hacen referencia a este tipo de archivo.

Archivos de intermedios o transitorios, también llamados semiactivos. Son los documentos trasladados anualmente de las oficinas
Archivos permanentes, son los que contienen la información vital para la institución, forman la historia de la misma, es la memoria de la institución. Se forma con la documentación recibida del archivo intermedio.

Introducción

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de la racionalización y economía.

La gestión documental es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de “documentar” o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Archivística

¿Qué es la archivística?

Es la disciplina que trata de la organización, del funcionamiento y del estudio de los archivos, su conservación y utilización y reglamentación jurídica que afecta y regula la existencia de los archivos en una institución.

Existen muchas definiciones sobre el concepto archivístico… desde 1928 hasta la fecha.

Para poder apreciar y dimensionar la importancia del archivo, es necesario entrar a definir qué es un archivo. Autores como Continolo y Schellemberg incluyen en sus definiciones tres conceptos fundamentales:

Recoger o colocar ordenadamente los documentos.

Asegurar y facilitar su búsqueda y consulta.

Garantizar la conservación y protección de la información.
Antonia Heredia le da al proceso de consulta la connotación de servicio. Se puede entonces hablar del archivo como el conjunto de documentos, independientes del soporte material, generado como producto de una gestión- por lo general institucional- que se conservan ordenadamente y que sirven posteriormente como base para la toma de futuras decisiones, como testimonio, como aporte histórico o simplemente como información de consulta para quien los produjo.

Ciclo de vida

Ciclo de vida

¿Cómo reducir la carga de trabajo de archivos?

Existe un grupo de documentos indispensables para reanudar las operaciones, rehacer el estado legal y financiero y para el buen funcionamiento y crecimiento de la organización, llamado documentos vitales (escritura de constitución, patente de funcionamiento, registro o inscripción ante el ente que la rige, reporte de accionista, prueba de activos y pasivos, plenos y escritura de propiedad, formulas, diseño).

Existen otro grupo de documentos que tiene valor por tiempo muy corto (menos de seis meses), denominado documentos no esenciales. Estos pueden destruirse y no se justifican su conservación por más tiempo (anuncios, acuse de recibido, indagaciones rutinarias, comunicaciones internas, memorandos con solicitud de respuestas.

Existe un último grupo, documentos con información de valor para la gestión por periodos relativamente más largo (hasta 5 y 6 años).

Pueden conservarse en la oficina durante dos o tres años, dependiendo de la frecuencia de su consulta; cuando esta disminuye, deben trasladarse al archivo semiactivo o al permanente, hasta que por ley puedan destruirse o conservarse, si el asunto lo amerita.

Este grupo se clasifica como documentos importantes y lo constituye los generadores como producto de la gestión contable y financiera, tales como:

Facturas, cuentas por cobrar, registros de ventas, estados financieros, etc.

No se registran ni radican: folletos, revistas, tarjetas sociales, boletines y publicaciones en general, ni tampoco la correspondencia personal o privada. Esta puede identificarse o porque está dirigida a una persona en particular y no figura en cargo que desempeña dentro de la empresa. Esta correspondencia no debe abrirse; únicamente se le coloca la fecha de recibido y se distribuye.

Clasificación de documentos

Al ingresar los documentos debemos clasificarlos con base a lo que consideramos de un valor futuro.

Archivo de gestión

Documentos útiles: Cartas pendientes de contestación, cartas contestadas que forman parte de una gestión en curso, castas contestadas que sirven como fuente de información, documentos no esenciales mientras pierden su vigencia.

Archivo intermedio

Documentos importantes: Facturas, documentos contables, correspondencia contestada, contratos, documentos del departamento de personal, documentos bancarios y manuales de funciones.

Archivo permanente

Documentos vitales: documentos fiscales, archivo histórico

Principios universales

Principios universales para ordenar y organizar los archivos:

Sistema de ordenación alfabética por asuntos

Es la ordenación de los documentos por el tema que tratan. Es decir, los documentos se archivan según su contenido. Es un sistema muy utilizado, porque permite tener juntos todos los documentos que se generan alrededor de una gestión administrativa.

Sistema de ordenamiento numérico

En este sistema todo el material que debe archivarse recibe un número y su colocación dentro del archivo es por secuencia numérica es generalmente utilizada para documentos como facturas, pedidos, cheques y en general todo tipo de formatos que tengan numeración preimpresa; también puede utilizarse para la correspondencia en general, bien sea interna o externa.

Referencia cruzada

Es una ayuda que se utiliza para facilitar la búsqueda o bien de documentos que pudieron ser archivados en dos carpetas o bien de carpetas que se pudieron abrir con dos denominaciones como el caso expuesto para las siglas o cuando hay un cambio de razón social.

En cada una de las carpetas se coloca una hoja de referencia, en donde figura el nombre con el cual se encuentra archivado el documento o abierta la carpeta.

Organización de un sistema de archivos

Cualquier que sea el sistema de ordenación que se adopte, es necesario procesar los documentos que han de guardarse en el archivo.

Los siguientes son los pasos generales que deben considerar:

Inspeccionar. Básicamente se analizan dos aspectos en este paso; asegurarse que el documento haya pasado por todas las oficinas interesadas y verificar que tenga las iniciales de autorización, las cuales se colocan generalmente en extremo superior izquierdo. Esto garantiza que se ha efectuado su trámite y que está listo para archivar.

Clasificar. En este paso se define el nombre con el cual se va a archivar; dicho nombre está determinado por la forma en que se solicitaría el material y el sistema de clasificación que se eligió. Puede hacerse por razón social, por remitente, por ciudad o por asunto que trate. Esto implica leer cada documento con cuidado, para tomar una decisión correcta y evitar pérdida de tiempo en

su localización. Es en este momento cuando se hace necesario las tarjetas o las hojas de referencia cruzada.

Codificar o marcar. Es asignar un código de alguna manera el concepto con el cual se decidió archivar.

Distribuir. Es ordenar alfabéticamente y numéricamente los documentos con base con el concepto marcado.

Archivar. Es ubicar (guardar) los documentos en el legajo y en la carpeta. Para ello, previamente debe prepararse el archivo con guías y subguías. Estas son hojas de cartulinas tamaño carpeta – con una pestaña sobresaliente - donde se escribe o se rotula la información que se colocará detrás de ella, dependiendo del sistema de clasificación.

Archivos electrónicos

Organización de un sistema de archivos

El documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficiencia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.

La necesidad y el valor de la información ha adquirido una enorme importancia en cualquier ámbito de la vida. Debemos ser capaces de conseguir información de forma agil, rápida y eficaz. La aplicación de la tecnología a la gestión de la información ha permitido contar con disciplinas como la gestión documental electrónica.

La gestión electrónica de documentos implica una serie de procesos en los que están implicados una gran cantidad de dispositivos de digitalización tales como: Scanner, cámaras digitales, programas para el tratamiento de ficheros gráficos, aplicaciones para la elaboración y adaptación de documentos electrónicos, para su integración en los sistemas de tratamiento y recuperación de información documental, como las bases documentales que son, en definitiva, las posibilitan la autorización, aprovechamiento y difusión de esos documentos.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizando para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como sistemas de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset Management.

El documento electrónico no puede ser considerado como un algo aislado, sino que integrarse a una teoría archivística moderna sobre el concepto general de documento.

Se dice que los documentos electrónicos son declarativos y representativos, sin firma, ni estructura, pero reproducen caracteres o bits como lo denominan los informáticos. Dichos caracteres tienen que tener una estructura prefijada ante el organismo que controla a la entidad pública o privada.

Consideramos que para generar determinados documentos electrónicos debe haber una forma que nos indique como debe realizarse y nos garantice que dicho documento no sufrirá alteraciones, modificaciones o será vulnerable a cualquier falla humana, con o sin dolo.

La digitalización de la información y guardarla electrónicamente nos proporciona la posibilidad de gestionar y acceder a grandes volúmenes de información de forma rápida y eficaz.