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Redacción de documentos e informes

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Taller de redacción en línea

Material de apoyo

Ejercicio de Tildación

Ejercicio No. 4

Ejercicio No. 5

Objetivo

Brindar a las (los) participantes las herramientas gramaticales, de redacción y ortografía necesarias, que les permitan generar documentos de calidad.

Introducción

Los documentos en una empresa revisten gran importancia, porque suministran a la administración de la misma, información sustancial sobre su proceso administrativo, como forma de contribuir al cumplimiento de sus metas y objetivos programados. En algunas oportunidades puede ocurrir que, debido a un descuido en su preparación, se pierde la oportunidad de dar a la empresa lo que realmente desea o necesita, para optimizar su gestión.

Comunicación

Comunicación lingüística y no lingüística
Es el proceso de la comunicación intervienen una serie de factores, algunos de ellos son propios de la lengua como sintaxis, semántica, gramática y otros no lingüísticos que pertenecen a la comunicación kinética (no verbal), como gestos, posturas, distancia física, mirada, sonrisa, entre otros.
Debemos cuidar ambas para lograr una comunicación efectiva.

Gramática

¿Es tedioso aprender normas de gramática?
Si se tiene en consideración que para comunicarnos adecuadamente necesitamos conocer y aprender a usar nuestra lengua, le encontraremos un sabor especial, que generará un interés inexplicable y terminaremos descubriendo cada día la riqueza del idioma español.

La gramática y sus partes

Definición: gramática, es el arte de hablar y escribir correctamente una lengua. La gramática se divide en cuatro partes.
Ortográfica: Es la parte de la gramática que enseña a escribir correctamente las palabras a emplear debidamente los demás signos de la escritura.

Morfología: Es la parte de la gramática que clasifica las palabras de acuerdo con la función que desempeña.

Sintaxis: Es la parte de la gramática que enseña a ordenar las palabras para expresar correctamente los pensamientos.

Prosodia: Es la parte que nos enseña el modo de acentuar y pronunciar bien las palabras. (Ortografía).

Habilidades Lingüísticas

  • Escuchar
  • Hablar (expresión eficaz)
  • Leer
  • Escribir

Signos

Signos primarios y signos secundarios

El mundo está lleno de signos, la publicidad, las gráficas económicas, las canciones, cartas, ilustraciones, facturas, todo está compuesto por signos que necesitamos decodificar, para saber interpretarlos y comprenderlos.
Un signo, según la definición más general, es “algo” que representa una realidad distinta de sí misma. La Real Academia de la

Lengua Española presenta la siguiente definición:

Signo (del latín Signum) 1.m. Objeto, fenómeno o acción material que, por naturaleza o convención, representa o sustituye a otros. Según su interpretación comunicativa, los signos de clasificación en: Primarios, secundarios y naturales.
Los signos creados por los seres humanos con la intención de comunicar algo se denominan signos primarios. Ejemplo de ellos son el lenguaje y las señales de tránsito.

Para que un signo sea considerado primario, debe tener un significado, ser emitido por alguien (emisor) para alguien (un receptor), tener el propósito de comunicar y estar dentro de un código conocido por el emisor por el receptor. En cambio los signos secundarios son los creados por el ser humano para satisfacer una necesidad. Su intención fundamental no es comunicar, sin embargo comunican. Algunos ejemplos de signos secundarios son: el vestido, las viviendas, los automóviles, el maquillaje, entre otros.

La Escritura

Comunicación y Expresión Escrita

Las actividades de hablar y escribir constituyen las dos manifestaciones más importantes de la expresión lingüística humana. A través de ellas Intercambiamos mensajes para compartir el pensamiento, la imaginación, la experiencia y la creatividad.

Redactor

Características de un redactor Eficiente:

 Conocer los aspectos gramaticales y actualizaciones de la Real Academia Lengua Española
 Saber expresarse tanto en forma oral como escrita.
 Ser creativo a la hora de redactar, de conformidad a las características de la redacción.

Las fallas de Sintaxis en la redacción son originadas por:

 Oraciones muy extensas al principio del escrito, se pierde el objetivo.
 Mala puntuación, se afecta el sentido lógico del mensaje.
 Pobreza o monotonía en el vocabulario.
 Errores ortográficos.
 Vicios de dicción

Elementos

Elementos gramaticales de apoyo para la redacción eficaz de documentos:

 Puntuación
 Acentuación y tildación
 Ortografía
 Palabras aceptadas por la Real Academia Española, actualización gramatical
 Palabras en desuso
 Uso correcto de las mayúsculas, tildación de mayúsculas
 Evitar el uso de los vicios de dicción

Puntuación

Los signos de puntuación

Los signos de puntuación indican pausas obligatorias, delimitan las frases y los párrafos y establecen la jerarquía sintáctica de las proposiciones, consiguiendo así estructurar el texto, ordenar las ideas y jerarquizarlas en principales y secundarias, y eliminar ambigüedades.

Por eso requieren un empleo muy preciso; si se ponen en el lugar equivocado, las palabras y las frases dejan de decir lo que el autor quiere decir.

La Academia de la Lengua Española dice que hay necesidad de utilizar los signos de puntuación en la escritura porque sin ellos podría resultar dudoso y oscuro el significado de un escrito. Los signos de puntuación son a un escrito lo que las señales de tránsito a la circulación vehicular. Puntuar bien no es fácil, pero tampoco es cosa del otro mundo, se necesita conocer la función de dichos signos y sobre todo ejercitarse mucho con ejemplos prácticos.

En la puntuación existen los signos lógicos:

• Coma, tipos de comas…
• Punto y coma ;
• Dos puntos :
• Punto.

Los signos estilísticos-emotivos

• Puntos suspensivos …
• Paréntesis ( )
• De Interrogación ¿?
• Admiración ¡ !
Los signos informativo-editoriales
• Diéresis¨
• Comillas “”
• Guion - y la raya (__)

Ortografía

Como todo código de comunicación, la escritura está constituida, no solo por el conjunto de signos convencionales establecidos para representar gráficamente el lenguaje, sino por las normas que determinan cuándo y cómo debe utilizarse cada uno de ellos.

Este conjunto de normas que regulan la correcta escritura de una lengua constituye lo que llamamos ortografía, palabra de origen griego que etimológicamente significa recta escritura.

El término ortografía designa, asimismo, la disciplina lingüística de carácter aplicado que se ocupa de describir y explicar cuáles son los elementos constitutivos de la escritura de una lengua y las convenciones normativas de su uso en cada caso, así como los principios y criterios que guían tanto la fijación de las reglas como sus modificaciones.

Los signos ortográficos.

Llamamos signos ortográficos a todas aquellas marcas gráficas que, no siendo letras ni números, se emplean en los textos escritos para contribuir a su correcta lectura e interpretación.

Acentuación

El acento pertenece a la lengua hablada; en la lengua escrita se escriben tildes, cuando lo indiquen las reglas del idioma.
El acento es la mayor fuerza o intensidad con que se pronuncia una sílaba de la palabra: México, Argentina, Brasil.
La tilde es la rayita que se escribe sobre la vocal tónica de algunas palabras para señalar dónde lleva el acento:
Hércules, Félix, Inés.

La tilde

También llamada acento ortográfico, es una rayita oblicua (´) que, colocada sobre una vocal, indica que la sílaba de la que forma parte es tónica, es decir, es la que porta el acento prosódico de la palabra: códice, lápiz, té. La tilde debe trazarse siempre de derecha a izquierda, esto es, como acento agudo, y nunca de izquierda a derecha (ò), trazo que corresponde al acento grave, que carece de uso en el español actual, aunque sí existe en lenguas de nuestro entorno cono el catalán (Castellà, això) o el francés (èleve).

Reglas

Reglas para el correcto uso de las mayúsculas:

1. Se utiliza mayúscula, al inicio de todo escrito. Después de punto seguido, punto final y punto y aparte. Después de frases interrogativas y exclamativas.

2. Todos los nombres propios, apellidos, apodos (sobrenombres) y seudónimos.

3. Nombres que significan dignidad, poder o cargo importantes de personas.

4. Nombres de corporaciones, instituciones oficiales, entidades privadas o gremiales.

5. Nombres de SIGLAS.

6. Nombres de abreviaturas.

7. Nombres de documentos especiales, conferencias.

8. Numeración romana, Capítulos de libros, nombres de reyes, papas, siglos.

9. Nombres de obras literarias, científicas.

10. Encabezamientos de cartas o citas después de dos puntos.

11. En las letras dobles sólo la primera es inicial Ch y Ll.

12. Al principio de cada verso en las composiciones poéticas.

13. En las certificaciones o constancias, después de dos puntos, los vocablos DICTAMINA, CERTIFICA, CONSIDERANDO, RESUELVE, ACUERDA, RESULTANDO, EXPONE, PIDE, es decir voces usadas en documentos jurídicos o legales, sí se acepta con mayúsculas sostenidas (PASE, COMUNÍQUESE, HACE CONSTAR).

14. Tratamientos a personalidades.

15. Cargos de dirección o líderes.

16. Nombres de divinidades.
Nota: No llevan mayúscula inicial: los días del año, los meses, las notas musicales, los gentilicios, solamente cuando inician una frase.

Redacción

Características de la redacción

Plasmar las palabras en un documento, informe, carta, libro, tesis o en cualquier otro escrito es dar nuestro sello personal en la comunicación de ideas, conceptos y conocimientos.
En dicha comunicación escrita, además se muestran la cultura, el estilo y la forma de ser de quien escribe. A eso es lo que se llama, estilo personal del redactor.

Documentos

  • Tipos de Documentos:
  • ¿Qué tipos de documentos existen?
  • Comerciales (cartas, circulares)
  • Administrativos, internos y externos (constancias, certificaciones, memorandos, acuerdos, etc.).
  • Técnicos (Informes)
  • Ejecutivos (resumen ejecutivo, actas, agendas)
  • Contables (Auditorías)
  • Legales

Cada uno de ellos tiene su propia estructura y lenguaje al ser redactados, veamos algunos de ellos:

LA CARTA Y SU TIPOLOGÍA

A) POR SU CONTENIDO

1. De trámite: Son las relativas a las diferentes diligencias que se producen en los negocios; para su redacción no se requiere de gran esfuerzo.

2. De esfuerzo inspiracional: Presentan alguna dificultad, ya que en ellas se trata de estimular hacia la superación, hacia una mayor eficiencia en el trabajo etc. y requieren un vocabulario selecto y estilo especial.

3. De esfuerzo argumentativo: Son las más difíciles, ya que deben ajustarse a determinados principios psicológicos.

B) POR SU ESTILO

1. Semi bloque.

2. Bloque.

3. Bloque extremo.

Estructura de la Carta Comercial

 Membrete
 Número de la carta
 Fecha
 Destinatario
 Asunto (si hubiere)
 Vocativo o saludo

Cuerpo

 Introducción
 Exposición
 Conclusión

Cierre

 Despedida
 Nombre, firma, cargo
 Anexo (Si se requiere)
 Copia
 Iniciales

Anexo

Palabras monosílabas y no monosílabas que pueden llevar acento ortográfico
Expresión Función Ejemplos
Solo
Solo Adjetivo (sin compañía)
Adverbio (cuando puede
reemplazarse por
únicamente,
sin alterar el sentido) Estará solo en la conversación.
Solo iré si tú me lo pides. En las últimas actualizaciones de la RAE, se eliminó la tilde en los dos solos.
Que
Cual
Quien Pronombres relativos Lo que quiere es aprender
El texto en el cual se incluye la coma.
Vote por quien desee.
Qué
Cuál
Quién Pronombres en oraciones
exclamativas o interrogativas ¿Por qué no viniste?
¿Cuál de ustedes es José?
¿Quién quiere venir conmigo?
Cuando
Cuanto
Como
Donde Adverbios en oraciones
afirmativas Cuando vine a verte, no estabas.
Te agradeceré cuanto puedas hacer por él.
Como no tengo dinero, no podré ir.
Ponlo donde lo encontraste.
Cuándo
Cuán
Cuánto
Cómo
Dónde Adverbios en oraciones exclamativas o
interrogativas ¿Cuándo viajas?
¿Cuán grande es!
¿Cuánto cuesta?
¿Cómo seguiste?
¿Dónde queda el salón?
Aun
Aún Conjugación
Adverbio (cuando puede reemplazar por
todavía sin
alterar el sentido) Se marchó, aun sin la autorización.
Aún no finaliza la discusión.
Ese – esta
Ése – ésta Adjetivos
Pronombres demostrativos En este informe se incluye el inventario
Éste se envió a la División Financiera y ésta lo consolido
Aquel – aquella
Aquél – aquella Adjetivos
Pronombres demostrativos Aquel cuadro de Picasso me gustó; mucho
Aquél de Miró, no.
Por qué
Porque Sustantivo
Conjugación casual Conoció el por qué de la decisión, cuando le explicaron
porque había sido tomada

Actualización

De acuerdo al diccionario de dificultades de la lengua española, Editorial Santillana es correcto:
Impreso o imprimir.

Imprimir: Este verbo tiene dos participios; uno regular, impreso, que se utiliza para formar los tiempos compuestos y la voz pasiva:
Ha impreso un libro; los libros son imprimidos; y otro irregular, impreso, usado sobre todo como adjetivo: un libro impreso en El Salvador.

Ha: Tercera persona del presente de indicativo del verbo haber. Ejemplo: Ha partido; ha de hacerlo; ha sido; ha tenido, etc.
A: Preposición, dirección, lugar, tiempo. Ejemplo: Debe desplazarse a México; abonar a la cuenta anterior; el personal se reunirá a las 8:00 a.m. a ver, de Norte a Sur, de El Salvador a Guatemala.

Allí: Específico relativo a un lugar
Ahí: Indica un lugar más alejado que aquí, pero más cercano al hablante que allí
He: Forma del verbo haber. Va unido a los adverbios aquí, allí, y ahí: He aquí una verdadera obra de arte.

E: Conjunción

 Cóctel por cocktail
 Bulevar, plural bulevares, por boulevard
 Septiembre o setiembre, sétimo o séptimo; sicología, sicólogo, sicoánalisis, sicópata.
 Sino, conjunción adversativa, Ejemplo, no es torpe, sino descuidado.
 Si no, locución de valor condicional, no lo conseguirás si no lo intentas.
 Entre otros en lugar de etc.
 Asimismo. Se escribe también así mismo y ambas son aceptadas, es incorrecto escribir asímismo.
 Memorando por memorandúm
 Hoja de Vida por Currículum Vitae, ambas son aceptadas
 A través, no atravéz
 Trasporte o transporte. Se admiten ambas formas.
 Frito o freído: El verbo freír es un verbo irregular. Se conjuga al igual que reír. Tiene dos participios; uno regular, freído, y otro irregular, frito, mucho más usado. Se construye con las preposiciones con y en: freír con (o en) aceite muy caliente.
 Ir a por…
 Apóstrofo o apóstrofe
 Grapar

Normas

Normas para la escritura de los correos electrónicos El correo electrónico se ha convertido en un medio de comunicación vital, y en una de las aplicaciones con más alcance y éxito de la internet.

Su aparición ha relegado a un plano secundario a medios que, no hace mucho tiempo, tuvieron una gran repercusión en las comunicaciones como el fax, el correo postal o el telegrama.

En la escritura de un correo electrónico, es importante distribuir el contenido de manera equilibrada para facilitar, así, la lectura.
Es conveniente que la grafía sea homogénea (mismo tipo, tamaño y color de letra).

Es imprescindible usar correctamente mayúsculas y minúsculas (ya que el uso de la mayúscula en texto electrónico equivale a una falta de cortesía hacia el receptor, NO ESCRIBAS EN MAYÚSCULAS, ESO SE INTERPRETA COMO QUE ESTÁS GRITANDO. A la gente no le gusta que le griten, ni en la vida real ni en el correo, además es más difícil de leer.

Para destacar frases *suelen usarse asteriscos*, comillas, negrita o cursiva o MAYÚSCULAS (con cuidado por lo mencionado en el punto anterior). No se pueden usar todas a la vez, solamente una de ellas).

Asunto

 ¿¿¿¿¿¿???????
 Para tu información
 Dos cosas o tres…
 Buenas noticias
 Urgente
 Mañana
 “”
 ¿Qué tal esto?
 Una pregunta rápida
 Necesitamos tu ayuda, entre otras.

Sugerencias

Para redactar un correo electrónico perfecto usted deberá:

1. Seleccionar las palabras adecuadas.
2. Utilizar la gramática correcta (ortografía, sintaxis, morfología), la gramática es tan importante a la hora de determinar el tono, como la elección de las palabras que utilizamos. Procure no cometer faltas de ortografía.
3. Puntuación adecuada (No, !!!!!!, o sin ningún signo de puntuación).
4. Evitar el exceso de mayúsculas.
5. Los párrafos deberán ser cortos.
6. Sinceridad al escribir.

Barreras que impiden la Redacción Eficiente

•Desconocimiento del asunto o falta de información
•Percepción de que la redacción es una tarea compleja e ineficiente
• Hábitos y actitudes
• Miedo a comprometerse con la información
• Limitación de tiempo

Netiqueta

Netiqueta, concepto

 ¿Qué es la “Netiqueta”? Para ponerlo en pocas palabras, es la etiqueta que se utiliza para comunicarse en la Red, es decir, la etiqueta del Ciberespacio. Y si recordamos que etiqueta significa “normas requeridas por la buena educación o prescritas por una autoridad para ser tenidas en cuenta en la vida social u oficial”. En otras palabras, la “Netiqueta” encierra una serie de reglas para comportarse adecuadamente en línea. (Virginia Shea).

 Otras definiciones: De la misma manera que existe un protocolo para los encuentros físicos con personas, la así llamada netiquette describe un protocolo que se debe utilizar al hacer "contacto" electrónico.

Las 10 reglas de la Netiqueta

1. Recuerde lo humano.
2. Siga en la red los mismos estándares de comportamiento que usa en la vida real.
3. Sepa en que lugar del cyber espacio está.
4. Respete el tiempo y ancho de la banda de los demás.
5. Ponga de su parte, véase muy bien en línea.
6. Comparta el conocimiento de los expertos.
7. Ayude a que las controversias se mantengan bajo control.
8. Respete la privacidad de los demás.
9. No abuse de las ventajas que pueda tener.
10. Excuse los errores de otros.